VI. Verfahrensdurchführung – vor Öffnung der Angebote

Dem formalisierten Ablauf eines Vergabeverfahrens entspricht es, die Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers in Formblätter zu fassen.

Für die Durchführung von Vergabeverfahren im Land Bremen stehen für Bauleistungen wie Liefer- und Dienstleitungen Formulare zur Verfügung. Diese basieren auf den entsprechenden Vergabeformularen aus den Vergabehandbüchern des Bundes und sind um bremische Regelungen und Spezifika ergänzt worden.

Zum Auffinden der für Ihr Vergabeverfahren notwendigen Formulare sehen Sie bitte das
Rundschreiben 05/2017 eFormular-Kompass (pdf, 63.7 KB)
Rundschreiben 05/2017 eFormular-Kompass Anlage (pdf, 1.6 MB)

Sowohl beim offenen Verfahren/bei öffentlicher Ausschreibung, als auch bei Verfahren mit vorangehendem Teilnahmewettbewerb erfolgt zunächst eine öffentliche Bekanntmachung. Die Bekanntmachung hat alle relevanten Daten des Auftraggebers, sowie Informationen über Art und Umfang der Leistungen zu enthalten.

Vergabeplattform

a. EU-Verfahren

Für EU-Verfahren besteht darüber hinaus die Möglichkeit, eine Vorinformation über eine in gewisser Zeit beabsichtigte Beschaffung durchzuführen. Wird eine Vorinformation veröffentlicht, kann dies Einfluss auf die einzuhaltenden Fristen haben. Für die in ihr anzugebenden Informationen gelten geringere Anforderungen, als bei der Bekanntmachung.

SIMAP - Bekanntmachung von EU-Ausschreibungen

Die Veröffentlichung von EU-Verfahren erfolgt in den vom EU-Gesetzgeber festgelegten Standardformularen und ist dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch zu übermitteln. Hier werden die Bekanntmachungen dann auch veröffentlicht. Die Übermittlung der Daten zur Veröffentlichung auf der Vergabeplattform erfolgt bei Nutzung des Vergabemanagers automatisch.

b. Nationale Verfahren

Für nationale Verfahren erfolgt die öffentliche Bekanntmachung in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern und auf Internetportalen. Die Vergabeplattform für das Land Bremen ist vernetzt mit der Vergabeplattform für die gesamte Bundesrepublik. Die Übermittlung der Daten zur Veröffentlichung auf der Vergabeplattform erfolgt bei Nutzung des Vergabemanagers automatisch.

Die Kommunikation mit den Bewerbern/Bietern in EU-Verfahren erfolgt grundsätzlich elektronisch. Sie kann mündlich erfolgen, wenn sie nicht die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen oder Angebote betrifft und der Inhalt der Kommunikation dokumentiert wird (§ 9 VgV, § 11EU VOB/A).

Die Kommunikation mit Bewerbern/Bietern in nationalen Verfahren erfolgt nach Festlegung des öffentlichen Auftraggebers, in Textform (§ 126b BGB) mithilfe elektronischer Mittel, auf dem Postweg, durch Telefax oder durch einen anderen geeigneten Weg (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A; § 38 Abs. 1 UVgO).

Bis zum 18. Oktober 2018 sind bei nationalen Verfahren über Bauleistungen schriftliche Angebote zu akzeptieren (§ § 13 Abs. 1 Nummer 1 Satz 1 VOB/A).

In Verfahren über Liefer- und Dienstleistungen akzeptiert der Auftraggeber ab dem 1. Januar 2019 die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs nur noch mithilfe elektronischer Mittel (§ 38 Abs. 2 UVgO). Ab dem 1. Januar 2020 gibt der Auftraggeber vor, dass die Unternehmen ihre Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel übermitteln (§ 38 Abs. 3 Satz 1 UVgO).

a. Änderungen durch den öffentlichen Auftraggeber

Der öffentliche Auftraggeber kann die von ihm herausgegebenen Vergabeunterlagen grundsätzlich im Laufe des Vergabeverfahrens abändern, wenn hierfür ein Bedürfnis besteht. Er muss diese Änderungen jedoch deutlich kenntlich machen und in der Weise bekannt geben, wie er auch die ursprünglichen Vergabeunterlagen bekannt gegeben hat. Wesentlich ist, dass solche Änderungen allen an dem betreffenden Vergabeverfahren beteiligten Bietern gleichermaßen zugänglich gemacht werden. Außerdem ist soweit die Änderung der Vergabeunterlagen Einfluss auf die Erstellung der Angebotsunterlagen hat, eine Fristverlängerung für die Angebotsabgabe zu gewähren.
Geht eine Änderung so weit, dass die Änderung der Vergabeunterlagen dazu führen könnte, dass sich auch andere, bisher nicht am Verfahren beteiligte Unternehmen für die Vergabe interessieren könnten, ist das Vergabeverfahren mit einer erneuten Bekanntmachung erneut zu beginnen.

Zur Bekanntmachung von Änderungen gibt es ein bremisches Formular:
https://fastforms.de/cirali/cfs/eject/gen?MANDANTID=260&FORMID=17652

b. Änderungen durch den Bieter

Änderungen an den Vergabeunterlagen durch den Bieter sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A sowie VOB/A-EU, § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV, § 42 Abs.1 Nr. 4 UVgO). Eine Änderung liegt bereits dann vor, wenn einzelne Positionen des Leistungsverzeichnisses im Angebot nicht berücksichtigt wurden. Dies gilt jedoch nur für Hauptangebote. Sogenannte Nebenangebote können von den Vergabeunterlagen abweichen, ohne diese unzulässig abzuändern. Ein Nebenangebot ist jedoch als solches deutlich zu kennzeichnen.