V. Verfahrensplanung

Hinsichtlich der bei einem Vergabeverfahren zu beachtenden Fristen ist zum einen zwischen EU- und nationalen Verfahren, den unterschiedlichen Verfahrensarten, als auch zwischen unterschiedlichen Arten von Fristen (Teilnahmefrist, Angebotsfrist, Mindestfrist und regelmäßige Frist zu differenzieren).

- Innerhalb der Teilnahmefrist muss der Teilnahmeantrag eingereicht werden.
- Die Angebotsfrist ist der Zeitraum der dem Bieter zur Erstellung und Einreichung des Angebotes zur Verfügung steht.
- Für beide Fristen gibt es Vorgaben, wie diese regelmäßig, bzw. als Mindestfristen im Ablauf des Vergabeverfahrens zu gewähren sind.

- Die Bindefrist umfasst den Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist (§ 145 BGB), der Auftraggeber also das Angebot zu den verbindlichen Konditionen bezuschlagen kann. Binde- und Zuschlagsfrist sind daher identisch. Sie beginnen mit Ablauf der Angebotsfrist. Die Bindefrist kann mit Zustimmung der Bieter verlängert werden, wenn entgegen der ursprünglichen Planung keine Zuschlagsentscheidung innerhalb der Frist getroffen werden konnte.

- Die Frist für Bieterfragen bezeichnet den Zeitpunkt, bis zu welchem die Bieter ihre Fragen vorgebracht haben müssen, um hieraus einen Anspruch auf Beantwortung herleiten zu können.

a. Offenes Verfahren

Im offenen Verfahren gilt grundsätzlich eine Angebotsfrist von mindestens 35 Tagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung. Die Angebotsfrist von 35 Tagen kann um 5 Tage verkürzt werden, wenn die elektronische Abgabe von Angeboten akzeptiert wird. Erfolgt eine Vorabinformation (§ 38 Abs. 3 VgV) oder liegt besondere Dringlichkeit vor (beschleunigtes Verfahren), kann die Angebotsfrist auf 15 Tage verkürzt werden. Der öffentliche Auftraggeber hat außerdem eine angemessene Bindefrist zu bestimmen. Diese beträgt regelmäßig 60 Tage. Die Bindefrist beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist.

b. Nicht offenes Verfahren

Bei dem nicht offenen Verfahren kommt aufgrund der Zweistufigkeit des Verfahrens im Vergleich zum offenen Verfahren noch die Teilnahmefrist hinzu. Der Bewerber hat innerhalb von 30 Tagen gerechnet vom Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung seine Teilnahme an der Ausschreibung kundzutun. Hieran schließt sich eine Angebotsfrist von 30 Tagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, an. Die Angebotsfrist von 30 Tagen kann um 5 Tage verkürzt werden, wenn die elektronische Abgabe von Angeboten akzeptiert wird. Die Angebotsfrist Frist kann bei Vorabinformation (§ 38 Abs. 3 VgV) außerdem auf 10 Tage verkürzt werden. Bei besonderer Dringlichkeit kann die Teilnahmefrist auf 15 Tage, die Angebotsfrist auf 10 Tage reduziert werden. Der öffentliche Auftraggeber bestimmt eine angemessene Bindefrist, regelmäßig 60 Tage.

c. Verhandlungsverfahren

Für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gelten grundsätzlich die gleichen Fristen, wie für das nicht offene Verfahren. Für das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gelten im Übrigen keine gesetzlichen Angebots- oder Bindungsfristen.

d. Wettbewerblicher Dialog / Innovationspartnerschaft

Für die wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft beträgt die Teilnahmefrist mindestens 30 Tage. Es gelten keine gesetzlichen Angebots- oder Bindungsfristen.

Anders als für EU-Verfahren, gibt es für die nationalen Verfahren grundsätzlich keine festen Teilnahme- und Angebotsfristen. Die Fristen müssen lediglich ausreichend, bzw. angemessen sein. Die Bewertung über die Angemessenheit der Fristen obliegt dem öffentlichen Auftraggeber. Einzige Vorgabe im Bereich der Bauvergaben ist, dass die Angebotsfrist auch bei beschleunigten Verfahren nicht unter 10 Tage liegen soll (§ 10 Abs. 1 Satz 1 VOB/A). Die Bindefrist für nationale Bauvergaben soll 30 Tage in der Regel nicht überschreiten (§ 10 Abs. 4 Satz 3 VOB/A).

Erbitten Unternehmen zusätzliche sachdienliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen und deren Auslegung, so sind diese Auskünfte allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen. Ausnahmsweise kann der Auftraggeber eine Frist für Bieterfragen zu bestimmen. Sofern die Frage eine tatsächlich bestehende Unklarheit in den Vergabeunterlagen betrifft, ist die Klärung für die Erstellung aller Angebote erheblich und sollte daher unabhängig von dem Zeitpunkt der Fragestellung geklärt werden. Auf die Möglichkeit der Fristsetzung sollte daher in der Regel verzichtet werden oder von ihr nur bei Vorliegen sachlicher Gründe Gebrauch gemacht werden.