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XI. Vergabedokumentation

Die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen sind in Textform zu dokumentieren. Hierdurch soll die Vergabeentscheidung dem Bieter nachvollziehbar und kontrollierbar gemacht werden. Diese sogenannte Ex-Post-Transparenz erfordert, dass die Dokumentation laufend fortgeschrieben wird.

1. Minimalanforderungen an die Dokumentation

Es bestehen Anforderungen an das Minimum der Dokumentation (§ 8 VgV, §§ 20EU VOB/A, 20 Abs. 1 VOB/A, § 6 UVgO):

1. Daten des Auftraggebers,
2. Art und Umfang der Leistung,
3. Wert des Auftrags,
4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl,
5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für die Ablehnung,
6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten,
7. Name des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf sein Angebot,
8. Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, soweit bekannt,
9. bei Beschränkter Ausschreibung, Freihändiger Vergabe/ Verhandlungsvergabe Gründe für die Wahl des jeweiligen Verfahrens,
10. Angaben zur losweisen Vergabe,
11. Angaben zu potenziellen Interessenkonflikten
12. gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet hat.
Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren.

2. Rechtsfolgen eines Dokumentationsmangels

a. EU-Verfahren

Besteht bei EU-Vergabeverfahren ein Dokumentationsmangel verletzt dies die Rechtsstellung des Bieters in seinem subjektiven Recht auf Einhaltung der Vergabebestimmungen (§ 97 Abs. 6 GWB), so dass dieser erfolgreich das Vergabenachprüfungsverfahren betreiben kann. Es ist in aller Regel nicht zulässig Dokumentationsmängel durch einen nachträglichen Vergabevermerk oder dadurch zu beheben, dass der öffentliche Auftraggeber die entsprechenden Angaben schriftsätzlich oder durch mündlichen Sachvortrag im Vergabenachprüfungsverfahren nachholt.

b. Nationale Verfahren

Bei nationalen Verfahren ist eine Rechtsschutzmöglichkeit nicht eröffnet.