Das Referat 03 ist zuständig für die IR bei der Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa. Gemäß § 104a LHO müssen alle Dienststellen der FHB eine IR einrichten. Die IR hat zwei Aufgaben. Sie prüft im Rahmen ihrer Verantwortung für den gesamten Aufgabenbereich der Dienststelle die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung und berät die Dienststellenleitung unterstützend bei der Wahrnehmung der Dienst- und Fachaufsicht. Die IR dient der Qualitätssicherung des Verwaltungshandelns der Freien Hansestadt Bremen und soll dazu beitragen Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung und des Einsatzes von personellen und finanziellen Ressourcen zu gewährleisten.
Das Referat 03 nimmt die Aufgabe des AKB wahr. Der AKB hat folgende (Haupt-)Aufgaben (Ziff. 3.2 (VV) Antikorruption):
- Ansprechpartner für Beschäftigte, Bürger und Dienststellenleitung
- Beratung der Dienststellenleitung
- Beratung und Aufklärung der Bediensteten (z.B. durch Informationsveranstaltungen);
- Achten auf Korruptionsanzeichen;
- Ansprechpartner für die zentrale Antikorruptionsstelle (ZAKS)
- Hinweis- und Verdachtsprüfungen, ggf. Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden
- Entscheidung über Genehmigungen und Ablehnungen für die Annahme von Belohnungen und Geschenken (Verfügung 11/2017 vom 07.11.2017).
- Ressortübergreifende Zusammenarbeit im AK Antikorruptionsbeauftragte (AKR)
Datenschutzkoordinator (DK)
Die SWAE hat einen externen behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt. Der DSB ist in alle Fragen einzubinden, die mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängen (Art. 38 I DSGVO). Er ist bei der Erfüllung seiner Aufgaben vom Verantwortlichen (hier: SWHT) zu unterstützen. Der DSB unterrichtet und berät die Dienststelle und deren Beschäftigten hinsichtlich der Pflichten nach der DSGVO und überwacht die Einhaltung des Datenschutzes. Außerdem ist er Ansprechpartner für Betroffene. Das Referat 03 koordiniert die Tätigkeit des DSB im Ressort insbesondere mit folgenden Tätigkeiten:
- Vorstellung und Abstimmung der Jahres-/Projektplanung mit den Fachabteilungen und relevanten Führungskräften
- Organisatorische Unterstützung der Durchführung von Schulungen
- Steuern der Überprüfung der Verpflichtungserklärung (Datenschutz) aller Mitarbeiter
- Behördenweiter Koordinations- und Kommunikationspunkt für den Datenschutz
- Abstimmung datenschutzrechtlich erforderlicher übergreifender Dokumente für das Ressort mit dem DSB (z.B. Datenschutzkonzept, lokale Datenschutzrichtlinie)
- Teilnahme am AK der behördlichen DSB
Die SWHT hat einen externen behördlichen Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) benannt. Der ISB ist in alle Fragen einzubinden, die mit dem Schutz von Informationswerten verbunden sind. Informationswerte sind alle Daten, Informationen und Gegenstände, die einen Mehrwert für die Funktionen einer Organisation darstellen und dadurch die Erfüllung der Geschäftsanforderungen ermöglichen. Der ISB ist bei der Erfüllung seiner Aufgaben vom Verantwortlichen SWHT zu unterstützen. Er unterrichtet und berät die Dienststelle und deren Beschäftigte hinsichtlich der Sicherungspflichten und überwacht deren Einhaltung. Außerdem ist er Ansprechpartner für Betroffene. Das Referat 03 koordiniert (Informationssicherheitskoordinator = ISK) die Tätigkeit des ISB im Ressort insbesondere mit folgenden Tätigkeiten:
- Vorstellung und Abstimmung des Jahresberichts mit den Fachabteilungen und relevanten Führungskräften
- Organisatorische Unterstützung der Durchführung von Schulungen
- Behördenweiter Koordinations- und Kommunikationspunkt für den Informationssicherheitsschutz
- Abstimmung informationsrechtlich erforderlicher übergreifender Dokumente für das Ressort mit dem ISB (z.B. Informationssicherheitskonzept, lokale Leitlinie zur Schutz von Informationswerten) Bearbeitung und
- Bewertung von informationsrechtlichen Sachverhalten
Für zentrale Aufgaben des Katastrophen- und Zivilschutzes sind federführend das BMI, bzw. in Bremen der SI als zentrale Katastrophenschutzbehörde zuständig. Die Ressorts sind im Katastrophenfall verpflichtet, im Rahmen ihrer Befugnisse und Mittel personelle und sachliche Unterstützung und Hilfe zu leisten. Das Referat 03 koordiniert Hilfeleistungen des Ressorts.
Im Rahmen des Zivilschutzes werden alle zivilen Maßnahmen geplant, vorbereitet und durchgeführt, die zur Herstellung und Aufrechterhaltung der Verteidigungsfähigkeit einschließlich der Versorgung und des Schutzes der Bevölkerung erforderlich sind. Zivilschutz ist ein Annex zum Katastrophenschutz und Aufgabe des Bundes, der sich dabei der Unterstützung der Länder bedient. Das Referat 03 koordiniert etwaige Hilfeleistungen des Ressorts.
Koordinierung Rechnungshofangelegenheiten
Das Referat 03 gewährleistet die Koordinierung und Dokumentation der Bearbeitung von Prüfungen der Rechnungshöfe und Aufträgen des Rechnungsprüfungsausschusses (RPA).
Das Referat 03 übernimmt die Funktion der Internen Meldestelle im Sinne der Whistleblower-Richtlinie. Ziel der Whistleblower-Richtlinie ist es, den Schutz von Personen sicherzustellen (Vermeidung von Repressalien), die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße gegen das Unionsrecht erlangen und diese melden oder offenlegen (Hinweisgeber:in) oder aber selbst von einer Meldung betroffen sind. Hinweisgeber:innen können sich an die interne Meldestelle wenden. Die interne Meldestelle prüft zunächst, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich der Whistleblower-Richtlinie fällt. Ist der Anwendungsbereich eröffnet, prüft sie die Stichhaltigkeit von Meldungen und ergreift ggf. angemessene Folgemaßnahmen. Die Identität darf dabei grundsätzlich nur den jeweils für die Bearbeitung einer Meldung zuständigen Personen bekannt sein. Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder einer Person, die Gegenstand einer Meldung ist, sollen nur in Ausnahmefällen herausgegeben werden dürfen, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden.
